Cómo obtener copias de sus registros médicos

Revisar sus registros médicos no solo es lo más inteligente, es su derecho. Le permite actualizar cualquier información que pueda ser vital para su atención o consultar a su proveedor de atención médica sobre recetas o resultados de pruebas que faltan o son incorrectos.

Históricamente, los registros médicos eran mantenidos y mantenidos por el proveedor de atención primaria. En los últimos años, ha surgido una tendencia que ha visto a los pacientes asumir la responsabilidad del almacenamiento y mantenimiento de sus propios registros médicos.

A menos que esté en un sistema de atención médica que le brinde acceso a sus registros médicos electrónicos (EMR), deberá tomar medidas para solicitar copias para usted.

Quién puede solicitar registros médicos

Si bien están diseñadas para proteger su privacidad, las regulaciones de HIPAA son tan extensas que muchos proveedores aún están confundidos sobre cómo hacerlas cumplir. Esto a veces puede dificultar la obtención de sus registros, incluso si tiene pleno derecho a ellos.

Según HIPAA, tiene derecho a solicitar registros médicos en estas circunstancias:

• Usted es el paciente o el padre o tutor del paciente cuyos registros se solicitan.
• Es un cuidador o defensor que ha obtenido el permiso por escrito del paciente. En algunos casos, el proveedor de atención médica le proporcionará un formulario de autorización que el paciente debe completar.

Mucha gente asume que solo ellos o sus designados pueden obtener copias de sus registros médicos. Según la ley, hay otras personas u organizaciones que también pueden tener el derecho.

Esto no solo incluye a su proveedor de atención médica de atención primaria, sino también a entidades cubiertas de terceros a las que puede haber otorgado, consciente o inconscientemente, el derecho al firmar un formulario de admisión o registro de un paciente. Estos no solo incluyen a los médicos, sino a organizaciones como compañías de seguros, hospitales, laboratorios, hogares de ancianos, centros de rehabilitación y proveedores de facturación.

Hoy en día, algunas personas incluso solicitan que se comparta su información médica con aplicaciones móviles (como las que controlan la salud de su corazón o la diabetes). Según la HIPAA, tiene derecho a solicitar esto con el entendimiento de que el proveedor de atención médica que divulga la información no es responsable de cómo el proveedor de la aplicación móvil usa o protege su información.

Con este fin, es de su interés leer cualquier registro médico o documento de admisión para comprender completamente los derechos que está otorgando y con quién se puede compartir su información.

Qué registros se pueden proporcionar

Aunque tiene derecho a la mayoría de sus registros médicos, hay algunos que los proveedores de atención médica pueden retener. La antigüedad de un conjunto particular de registros también puede afectar la capacidad de obtenerlos; la mayoría de los proveedores, incluidos los proveedores de atención médica, hospitales y laboratorios, deben mantener registros médicos de adultos durante al menos seis años, aunque esto puede variar según el estado.

El tiempo que se mantienen los registros de los niños también está regulado. Dependiendo del estado, los registros de un niño deben conservarse durante tres a 10 años después de los 18 o 21 años.

Si está buscando pruebas de laboratorio específicas o registros de admisión hospitalaria, a menudo es mejor solicitarlos al laboratorio o al hospital en lugar de a su proveedor de atención médica primaria. Es probable que sean más completos e incluso se pueden conservar durante un período de tiempo más largo que en una práctica médica privada.

Registros que su proveedor puede negar

Hay registros a los que se le puede negar el acceso. Estos involucran principalmente registros de salud mental para los cuales las notas del proveedor pueden considerarse “impresiones” en lugar de diagnósticos. Se ha argumentado que la divulgación de estos registros puede dañar la relación entre el proveedor de atención médica y el paciente o ser malinterpretada cuando se saca de contexto.

Dicho esto, un proveedor no puede negar su solicitud porque podría herir sus sentimientos. Solo se puede negar si la divulgación de la información puede obligarlo a hacerse daño a sí mismo oa otros. Si se niega, se le debe proporcionar la denegación por escrito.

Según la ley, hay algunos casos en los que se puede retener su información médica, aunque estas limitaciones están sujetas a una interpretación amplia. Éstos incluyen:

• Notas de psicoterapia; Estas son notas tomadas por el proveedor de atención médica y es posible que no se incluyan en su registro médico.
• Información que ha sido recopilada para su uso en una demanda.

Si cree que se le niega injustamente el acceso a registros médicos específicos, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Puede hacer lo mismo si se ha violado su confidencialidad médica.

Si la OCR acepta que su queja está justificada, le indicará al proveedor de atención médica o al centro que tome medidas correctivas o haga cumplir un acuerdo si se produjo un daño real. La queja debe presentarse dentro de los 180 días posteriores a la infracción.

La ley también prohíbe las represalias por parte de la entidad cubierta si se presenta una queja, como la terminación de los servicios o un aumento en el costo de los servicios.

Cómo solicitar sus registros médicos

La mayoría de las prácticas o instalaciones le pedirán que complete un formulario para solicitar sus registros médicos. Este formulario de solicitud generalmente se puede recoger en la oficina o entregarlo por fax, servicio postal o correo electrónico.

Si la oficina no tiene un formulario, puede escribir una carta para hacer su solicitud. Asegúrese de incluir:

• Tu nombre
• Número de seguridad social
• Fecha de cumpleaños
• Dirección y número de teléfono.
• Dirección de correo electrónico
• La lista de registros solicitados
• Las fechas de servicio
• Opción de envío (fax, correo postal, correo electrónico, en persona)
• Firma

Una vez que se haya realizado la solicitud, es posible que deba esperar un tiempo antes de que se reciban los registros. Las leyes estatales varían, pero por lo general exigen la entrega en un plazo de 30 a 60 días. Asegúrese de guardar una copia de la solicitud original y comuníquese con el Departamento de Salud de su estado si no recibe los documentos después de varios intentos.

Costo de servicio

Tenga en cuenta que es posible que deba pagar el costo de sus registros médicos si desea que se entreguen en papel, por fax o por medios electrónicos. Si bien el precio puede variar, debe ser razonable.

Además, tiene derecho a los registros incluso si no le ha pagado al proveedor de atención médica o al centro por el procedimiento involucrado. Los registros no se pueden retener por falta de pago y no se le puede cobrar una tarifa exorbitante para compensar la falta de pago de los servicios. Si se adeuda dinero, el proveedor de atención médica o la instalación pueden buscar vías para el cobro, como acciones legales o un servicio de cobro de deudas.

Para un proveedor de atención médica que ya no ejerce

Si su proveedor de atención médica se jubila o ya no está en la práctica, todos los registros médicos deben mantenerse bajo la ley. Esto se aplica incluso si un proveedor de atención médica ha fallecido o disuelve la práctica sin una venta.

Según la ley, los registros médicos deben transferirse a otro proveedor de atención médica que esté de acuerdo en aceptar la responsabilidad. Si no se puede encontrar un proveedor, los registros se pueden archivar con una empresa de almacenamiento comercial de renombre.

De manera similar, si su proveedor de atención médica ha dejado la práctica, pero la práctica aún está en funcionamiento, los miembros restantes deben mantener sus registros. Si la práctica se vendió, la nueva práctica será responsable del mantenimiento de los registros y será responsable si los registros se pierden o se manejan incorrectamente.

A veces, rastrear sus registros puede ser un desafío, especialmente si el consultorio de un proveedor de atención médica se cerró sin detalles de reenvío. En este caso, hay varias cosas que puede hacer:

• Comuníquese con su sociedad médica estatal o local. Muchas de estas organizaciones requieren un registro anual, lo más probable es que tengan la información de contacto más reciente.

• Hable con su compañía de seguros médicos. Si el proveedor de atención médica sigue siendo un proveedor aprobado, su aseguradora tendrá los datos de contacto.

• Comuníquese con cualquier hospital donde su proveedor de atención médica haya realizado visitas. Los hospitales requieren que los proveedores de atención médica se sometan a un proceso formal para obtener privilegios hospitalarios. Los departamentos de recursos humanos suelen tener los detalles archivados.

Si todo lo demás falla, es posible que deba reconstruir su archivo comunicándose con los diversos laboratorios, hospitales o especialistas que utilizó. Sus aseguradoras de salud, tanto pasadas como presentes, pueden proporcionarle los detalles de cualquier reclamo realizado en su nombre.

Corrección de errores

Una vez que haya obtenido una copia de sus registros médicos, revíselos detenidamente. Si encuentra errores u omisiones, querrá corregirlos de inmediato para asegurarse de que no comprometan su atención futura.

La mayoría de los proveedores aceptarán corregir errores fácticos o rastrear informes que deberían haberse mantenido en su archivo.

Sin embargo, esto no se extiende a las diferencias de opinión sobre las cuales su proveedor de atención médica tiene derecho a expresar una opinión médica. Esto incluye notas sobre los factores que contribuyen a una enfermedad (como el alcoholismo o el VIH) que preferiría no tener en sus registros médicos. Alterar u omitir los registros no solo sería éticamente problemático, sino que podría someter al proveedor de atención médica a acciones legales.

Dicho esto, si cree que el rechazo de una corrección es injusto o lo pone en peligro, presente una queja a la OCR detallando la disputa. Pueden revisar la evidencia y decidir si la corrección está justificada.

Saber qué hay en sus registros médicos puede ser tan importante como ver a un proveedor de atención médica en primer lugar. Si tiene acceso a su historia clínica electrónica, asegúrese de revisarla después de cada cita o visita de bienestar. Le permite hacer correcciones cuando sea necesario y participar más activamente si y cuando se necesita tratamiento médico.