Despeje su desorden y nunca pierda documentos importantes
Si usted es como la mayoría de los padres ocupados y trabajadores, su sistema para organizar los papeles escolares de su hijo probablemente involucre la mesa de la cocina o el mostrador. Parece que nunca puede encontrar lo que busca cuando lo necesita. Los papeles importantes pueden perderse, ignorarse o reciclarse. Si estás harto, tómate una hora este fin de semana y organízate. Utilice esta solución paso a paso para organizar los documentos escolares de una vez por todas.
Herramientas necesarias para organizar los documentos escolares
La organización comienza con tener un sistema de almacenamiento conveniente que sea fácil de usar. Necesitará algo para poner todo el papeleo que necesita conservar. Aquí hay algunas sugerencias:
- Un archivador portátil que se adapta a los archivos colgantes.
- Un archivo colgante para cada niño.
- 2 archivos colgantes adicionales
- Sobres de 10 x 13 pulgadas
Etiqueta 3 archivos colgantes para cada niño
Utilice estas etiquetas en las etiquetas de sus archivos colgantes:
Tome acción / Firme: Esta carpeta será para formularios que deben firmarse como hojas de permiso que deben devolverse, solicitudes de maestros, anuncios de la PTA y folletos sobre eventos que deben agregarse a su calendario.
Almacenamiento a corto plazo: este archivo es para formularios o información que no necesita conservar para siempre, pero que deberá consultar en algún momento en el futuro cercano. Por ejemplo, información sobre un próximo viaje de campo que incluye una lista de lo que debe traer su hijo o un volante de carnaval escolar próximo.
Almacenamiento a largo plazo (una etiqueta para el nombre de cada niño): esta carpeta es para los documentos especiales de cada niño, informes de progreso, puntajes de exámenes, premios, certificados o programas de obras de teatro escolares o eventos musicales.
Ponga los archivos en su papelera portátil
Ahora que sus archivos están etiquetados, es hora de guardarlos. Agregue los archivos colgantes a la papelera de archivo portátil. Mantenga el contenedor en un lugar céntrico, como la cocina o la oficina en casa. El secreto de la organización del papeleo es tener un lugar para colocar el papel.
Elija una ubicación para el organizador
Mantendrá este sistema de almacenamiento a mano, a la vista, por lo que es posible que desee elegir uno que le guste. Lo mejor es colocarlo al principio en el lugar donde generalmente se acumulan esos papeles escolares.
A medida que se acostumbre al sistema, puede trasladarlo a otro lugar que sea más adecuado para clasificar y almacenar los papeles todos los días.
Ordene sus pilas de papeleo
A lo largo de la semana, cuando su hijo le traiga montones de papeles escolares, simplemente colóquelos en la carpeta colgante correspondiente.
Enséñeles a sus hijos a organizar el papeleo ellos mismos.Pídales que saquen sus deberes y entreguen la documentación que necesita para retirar.
Cómo revisar su papeleo y tomar medidas
Ahora que los documentos están organizados, deberá establecer una rutina para cuando revise cada archivo.
Revise el archivo de toma de medidas / firma todos los días. Cada noche, revise los documentos en el archivo de tomar acción / firmar. Firme todos los formularios y las hojas de permiso y colóquelos en la mochila de su hijo. Agregue nuevas reuniones, conciertos o eventos a su calendario. Una vez hecho esto, presente el formulario en el archivo de almacenamiento a corto plazo para referencia futura o recíclelo.
Revise el archivo de almacenamiento a corto plazo con regularidad. Revise los documentos en el archivo de almacenamiento a corto plazo según sea necesario. El día de la excursión, sabrá dónde encontrar el volante con detalles e instrucciones. Una vez que el evento ha llegado y se ha ido, arroje el formulario a la papelera de reciclaje.
Mantenga las cosas para guardar en el archivo a largo plazo. Todo lo que desee guardar va en el archivo a largo plazo de cada niño.
Organizar papeles de recuerdo
Al final de cada semestre o año escolar, tome los papeles del expediente de cada niño que sean especiales para usted o su hijo. Colóquelos en un sobre de 10 pulgadas por 13 pulgadas con el nombre y el año escolar de su hijo anotados en el frente.
Guarde los sobres en un cajón o papelera. Ahora tiene los papeles especiales, premios y certificados para cada niño organizados por año escolar sin ningún trabajo extra.
Mantenimiento continuo para la organización de documentos escolares
Esta es una solución simple para organizar los documentos escolares que se mantiene sola, siempre que practique una disciplina regular con los pasos descritos. Puede que le resulte necesario reemplazar periódicamente los archivos colgantes debido al desgaste.
Siga con este sistema para que el desorden de papeleo no se apodere de su hogar nuevamente.